Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym transakcję gospodarczą, pomiędzy sprzedającym i klientem. Obowiązek stosowania faktur VAT definiuje Ustawa z dn. 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana popularnie 'Ustawą o VAT'.

Zwrócić uwagę trzeba, iż faktury trzeba wystawić najpóźniej z chwilą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Przepisy te nie dotyczą wystawiania faktur w temacie dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, jeśli faktura zawiera dokładne dane, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Do najchętniej wystawianych faktur zaklasyfikować: Faktura VAT marża jest dokumentem, stosowany przez tych, którzy upełnomocnieni są do regulowania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę ową wykorzystują m. in. podatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki oraz ci, którzy świadczą usługę dostawy produktów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić klient usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem zdecydowanie bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:


- cena jednostkowa netto,
- stawka podatku,
- wartość sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto

Płatnicy nie muszą wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują wyłącznie:


- adresy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- nazwę towaru lub usługi

Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- kwotę podatku,
- stawkę podatku

W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym wypadku, pomniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, natomiast wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi.

W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.

Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.

Faktura pro forma mieści w sobie identyczne komponenty, co faktura VAT, odróżnia ją jedynie oznaczenie 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury według reguł ogólnych, bowiem sama nie przedstawia potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest wobec tego zgodnie z ustawą dowodem księgowym, w związku z tym płatnik nie ma sposobności ujęcia jej w wykazie zakupów, rejestrach VAT a także w następstwie w deklaracjach VAT.

W obrocie gospodarczym faktura pro forma spełnia funkcję swoistego rodzaju oferty transakcji sprzedaży (towaru i usługi). Spełnia ona funkcję informacyjną, z powodu tego, że z jej pomocą sprzedający przybliżają klientom warunki umowy sprzedaży. Co oznacza jej strony, przedmiot sprzedaży, kwotę sprzedaży i termin zapłaty. Dodatkowo faktura pro forma może być uważana za poświadczenia przyjęcia zlecenia, natomiast dla strony zamawiającej może być wezwaniem do wpłacenia zaliczki przed przyjęciem produktu albo świadczeniem usługi.